في الحياة المهنية، لا تضمن الطموحات النبيلة الوصول إلى الأهداف المنشودة، من هنا تنبع أهميّة الخطة المُفصّلة التي تقود إلى المخرجات الملموسة. لذا، لكلّ مشروع من المشاريع التجارية خطّة بمثابة خريطة الطريق المُساعدة في الحفاظ على المسؤولية تجاه تلك الأهداف.
في السطور الآتية، نقاط موجزة عن كيفية إعداد وكتابة خطة العمل الإدارية؟
ما هي خطة العمل؟
حسب موقع Projectmanager.com الأميركي المُخصّص في برمجيات إدارة المشاريع؛ خطة العمل وثيقة تتضمّن الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع وغاياته، فهي تُحدّد الموارد التي تحتاج إليها للوصول إلى تلك الأهداف، وتضع جدولًا زمنيًا للمهام أو عناصر العمل وتُعيّن أعضاء الفريق الذين تحتاج إليهم، جنبًا إلى جنب الخطة المالية والتسويقية. لذا، قبل صياغة خطة العمل، ينبغي إدراك النقاط الآتية:
1. تحديد أهداف المشروع أي النتائج والمعالم التي يجب إكمالها لنجاح العمل ونموّه. في هذا الإطار، يصحّ استخدام نموذج SMART لوضع الأهداف بشكل صائب.
2. تحديد خطوات العمل أي مجموعة المهام أو الإجراءات ذات الصلة التي يجب تنفيذها للوصول إلى مخرجات المشروع.
3. تحديد الأدوار والمسؤوليات أي تعيين الأعضاء لفريق المشروع وأدوارهم ومسؤولياتهم.
4. تخصيص الموارد؛ لخطّة العمل متطلبات من الموارد أي خطوات العمل وعناصره. مع تحديدها، يسهل فهم الموارد اللازمة لكل مهمة وتخصيصها وفقًا لذلك.
خطوات مُسهّلة لإعداد خُطّة العمل الإدارية
تُعدّد مجلة “فوربس” الأميركية، في النقاط الثماني الآتية، خطوات مُسهّلة لإعداد خُطّة العمل الإدارية:
- صياغة المُلخّص: الملخص التنفيذي هو خطوة أولى مهمة للغاية؛ يجب أن يكون الفرد قادرًا على ذكر الحقائق الأساسية لعمله، باستخدام جمل معدودة مكتوبة بأسلوب جذّاب لانتباه المستثمرين. يتضمّن المُلخّص اسم العمل والمنتجات أو الخدمات والسوق المُستهدفة.
- وصف الشركة: يحتوي على معلومات أكثر تحديدًا، مثل: الاسم المسجل لعملك وعنوانه والموظفين الرئيسين المشاركين في العمل، بالإضافة إلى هيكل العمل وتاريخ الشركة وكيف تطوّرت مع مرور الوقت؟
- الأهداف بالأرقام: تُغطّي الأهداف مجموعة مُنوّعة من أقسام العمل، وتشتمل على: الأهداف المالية والربحية الحتمية التي لا بد منها لأي مشروع، كذلك أهداف العلامة التجارية والنمو أي الرغبة بالوصول إلى عدد معين من المتابعين عبر القنوات الاجتماعية أو رفع معدلات المشاركة.
- الشرح عن الخدمات (أو المنتجات): تحتوي خطة العمل على قسم يشرح عن الخدمات (أو المنتجات) التي تُقدمها أي وصف مدى ملاءمتها للسوق الحالية أو مدى أهميتها أو طابعها الجديد تمامًا. إذا كنت تمتلك براءات اختراع أو علامات تجارية، فهذا هو القسم في الخطة الذي يمكن تضمينه البراءات. إلى ذلك، يتضمّن القسم شروحًا عن استراتيجية التسعير.
- بحوث السوق: هي جزء من خطة العمل؛ في هذا الإطار، يمكن الشرح عن خبرتك ونهجك المختلف بعمق أكبر أي إظهار أن ما تقدمه في السوق يسد فجوة مهمة، كما هو حيوي، مع توضيح الميزة التنافسية في السوق.
- الخطط المالية: جنبًا إلى جنب الأهداف المالية المُتعلّقة بالميزانية المعينة والموضّحة لإنفاقك الأسبوعي والشهري والسنوي، هناك العديد من التكاليف المختلفة التي تستدعي مُراعاتها، مثل: التكاليف التشغيلية وتكاليف التسويق والمبيعات.
بعد نمو المشروع، ينبغي إعداد الخطة التطويرية للعمل، التي يُمكن التعرّف إلى خطواتها، هنا.
